APLIKASI TOKO RETAIL Ver. 2.0
Pengantar
Sistem Aplikasi Toko Retail v.2.0 disiapkan untuk mengelola transaksi pembelian (Purchase Order) dan penjualan (Point of Sales) pada Toko Retail dengan sistem multi user pada jaringan lokal (LAN), yaitu aplikasi dapat dijalankan secara bersama-sama oleh beberapa user pada jaringan. Pada sistem aplikasi ini juga telah disiapkan untuk antisipasi jika pada suatu saat komputer server sedang mengalami gangguan (tidak terhubung ke komputer client), transaksi penjualan (POS) tetap dapat dijalankan. Data-data transaksi akan tersimpan ke data lokal masng-masing client. Tetapi untuk transaksi-transaksi selain penjualan (Purchase Order, transaksi hutang, piutang, biaya, cashflow, stock opname dan pengelolaan tabel data master, laporan-laporan) sementara tidak dapat dijalankan dari komputer client selama data server tidak terhubung (status server terkoneksi).
Jika komputer server sudah terhubung kembali dengan masing-masing komputer client, maka data-data transaksi penjualan pada masing-masing komputer client dapat di jalankan proses posting (pengiriman data dari komputer client ke komputer server) untuk menambahkan dan atau mengupdate data server.
Pada sistem aplikasi ini disiapkan fitur/menu Utilitas (backup/restore dll) untuk maintenance database, sebagai antisipasi apabila suatu saat terjadi gangguan pada data.
Versi DEMO/Full
Baik pada aplikasi versi demo maupun full, semua fitur/menu yang tersedia dalam aplikasi dapat dijalankan dan tidak diberikan batasan data/masa berlaku, sehingga yang masih versi demo tetap dapat menjalankan semua fitur aplikasi Toko Retail. Yang menjadi perbedaan adalah jika aplikasi belum diaktivasi (Versi Demo) secara berkala/rutin selalu akan ditampilkan pesan versi demo (menjadi sedikit agak terganggu...harap maklum....free), sedangkan pada versi full pesan demo tidak akan ditampilkan lagi pada layar.
SISTEM MENU (MENU UTAMA)
1. TRANSAKSI
1.1 Purchase Order
Purchase Order (PO) : untuk membuat faktur daftar pemesanan pembelian barang ke supplier/ Edit PO/ Receive / Retur pembelian / Pembatalan PO
Edit PO : untuk mengedit daftar PO (sebelum Proses Receive)
Receive : untuk menyimpan data barang yang telah dikirim dari supplier sesuai PO. PO yang sudah direceive TIDAK DAPAT dibatalkan/dikoreksi.
Retur : untuk retur barang ke supplier (PO sudah di Receive)
Pembatalan Faktur PO : untuk membatalkan faktur PO (PO belum direceive)
Pada Purchase Order terdapat kolom Harga Toko, % Toko, harga sales, % sales, % disc. Besaran angka pada kolom-kolom tersebut adalah sesuai angka yang ada pada tabel masing-masing barang. Harga Toko/sales adalah harga jual eceran (jika dijual ecer)
1.2 Penjualan (POS)
Entri Penjualan Toko : untuk transaksi penjualan barang (POS) langsung dari Toko
Entri Penjualan Sales : untuk transaksi penjualan barang (POS) melalui Sales
Edit/Buka (Pending) : membuka/mengedit faktur penjualan yang terpending (simpan pending)
Retur : untuk retur barang dari penjualan ke customer
Hapus/Batal Pending : untuk menghapus/pembatalan faktur pending
1.3 Hutang Supplier
Bayar : untuk melakukan proses pembayaran faktur pembelian ke supplier
1.4 Piutang Customer
Bayar : untuk melakukan proses pembayaran faktur penjualan dari customer (dari penjualan secara non Tunai)
1.5 Biaya-Biaya
Tambah : untuk memasukan faktur biaya baru
Edit : untuk mengedit faktur biaya
Hapus/Btl Hapus : untuk menghapus/membatalkan hapus faktur biaya
1.6 Cashflow
Tambah : untuk membuat faktur cashflow (aliran kas) masuk/keluar
Edit : untuk mengedit faktur cashflow
Hapus/Btl Hapus : untuk menghapus/membatalkan hapus
1.7 Stock Opname
Stock Opname Baru : untuk membuat faktur stock opname, yaitu mendata kondisi sisa stock barang riil pada setiap barang
Preview : menampilkan laporan stockopname
2. MASTER
2.1 Barang
Tambah : untuk menambah jenis barang baru
Edit : untuk mengedit data barang
Hapus : untuk menghapus data barang
Salin ke Excel : untuk menyalin file tabel data barang ke format excel
Mengedit Data Barang
Satuan dan Isi
Satuan beli : satuan dalam pembelian (purchase order)
Satuan jual : satuan dalam penjualan
Isi : jumlah isi barang dalam pembelian.
Pembelian barang yang dijual secara ecer, jumlah isi yang dimasukkan adalah sejumlah isi barang. Misalnya 1 box isi 10, maka jumlah isi yang di inputkan adalah 10 (sepuluh) (dijual eceran)
Sedangkan barang yang dijual tidak diecer, maka jumlah isi yang dimasukkan adalah 1 (satu), walaupun isinya lebih dari satu (tidak dijual ecer)
Margin & Harga Toko : besarnya prosentase margin/kenaikan harga penjualan langsung dari toko
Margin & Harga sales: besarnya prosentase margin/kenaikan harga penjualan melalui sales (optional)
Stock : sisa stock barang, untuk barang yang diecer jumlah sisa stock adalah jml isi barang ecer.
Discount jual % : besarnya discount penjualan barang (misal : promo)
Stock Reminder : adalah batas pengingat stock minimal/maksimal untuk pelaporan
Open Harga & Discount : jika ditandai check (centang) maka pada kolom penjualan harga / discount dapat di edit, jika tidak ditandai check (centang) maka pada kolom penjualan harga dan discount tidak dapat diedit
Margin dan Harga Toko : Prosentase selisih antara harga pembelian dan harga penjualan
2.2 Supplier
Tambah : untuk menambah supplier baru
Edit : untuk mengedit data supplier
Hapus/btl : untuk menghapus/memberi tanda hapus data supplier
2.3 Customer
Tambah : untuk menambah customer baru
Edit : untuk mengedit data customer
Hapus/btl : untuk menghapus/memberi tanda hapus data customer
2.4 Sales
Tambah : untuk menambah sales baru
Edit : untuk mengedit data sales
Hapus/btl : untuk menghapus/memberi tanda hapus data sales
2.5 Operator
Tambah : untuk menambah user baru
Edit User : untuk mengedit data user
Otoritas User : untuk memberikan kewenangan kepada user daftar menu apa saja yang dapat di jalan oleh masing-masing user
3. LAPORAN
Untuk menampilkan daftar laporan-laporan
3.1 Pembelian PO
3.1.1 Laporan Pembelian
3.1.2 Laporan Pembelian Tunai
3.1.3 Laporan Pembelian Non Tunai
3.1.4 Laporan Pembelian Detail
3.1.5 Laporan Pembelian Per Barang
3.1.6 Laporan Pembelian Per Supplier
3.1.7 Laporan Pembelian Retur
3.2 Penjualan (POS)
3.2.1 Laporan Penjualan
3.2.2 Laporan Penjualan Detail
3.2.3 Laporan Penjualan per Tanggal
3.2.4 Laporan Penjualan per Barang
3.2.5 Laporan Penjualan per Customer
3.2.6 Laporan Penjualan Tunai
3.2.7 Laporan Penjualan Non Tunai
3.2.8 Laporan Penjualan Retur
3.3 Hutang
3.3.1 Laporan Hutang
3.3.2 Laporan Hutang Lunas
3.3.3 Laporan Hutang Belum Lunas
3.3.4 Laporan Hutang Supplier Lunas
3.3.5 Laporan Hutang Supplier Belum Lunas
3.4 Piutang
3.4.1 Laporan Piutang
3.4.2 Laporan Piutang Lunas
3.4.3 Laporan Piutang Belum Lunas
3.4.4 Laporan Piutang Customer
3.5 Cashflow
3.5.1 Laporan Cashflow
3.5.2 Laporan Cashflow Masuk
3.5.3 Laporan Cashflow Keluar
3.6 Barang
3.6.1 Barang Terlaris
3.6.2 Barang Expired
3.6.3 Barang Stock Minimal
3.6.4 Barang Stock Habis
3.6.5 Barang Keluar Masuk
3.6.6 Barang Keluar
3.6.7 Barang Masuk
3.6.8 Barang Kartu Stock
3.7 Laba Rugi
3.8 Persediaan Barang
4 PENGATURAN
4.1 Tanggal Mutasi Harian
Untuk menyiapkan tanggal transaksi harian (tanggal transaksi harus sesuai dengan tanggal kalender)
4.2 Tipe/Jenis Printer Nota
Untuk menentukan jenis printer yang dipakai untuk mencetak nota (Jenis printer thermal 80 mm atau Printer dot matrik)
4.3 Batas Hari Retur Penjualan
untuk menentukan jumlah/ batasan hari barang dapat diretur sejak tanggal penjualan (data lokal pada penjualan/POS ditampilkan sesuai tanggal penjualan batas hari retur kebelakang.
Contoh : Batas hari retur : 7 hari, data penjualan yang ditampilkan adalah data penjualan sd. 7 hari kebelakang dari hari ini.
4.4 Ganti Background
untuk mengganti tampilan background layar
4.5 Preview Report
untuk mengaktifkan/non aktifkan preview report (fitur untuk menyimpan laporan ke format word,excel, pdf, html)
5 UTILITAS
5.1 Pemadatan Data
Untuk memadatkan data (menghapus secara permanen data yang telah ditandai penghapusan)
5.2 Reindex
Untuk mengindex tabel data lokal / server (admin : lokal/server, selain admin : lokal)
5.3 Backup Data
untuk membuat data cadangan lokal / server (admin : lokal / server, selain admin : lokal)
5.4 Restore Data
untuk mengembalikan data hasil backup ke database (admin : lokal / server, selain admin : lokal). Database akan digantikan dengan database hasil backup data.
Pada saat proses restore data sedang berjalan, akan dimunculkan kotak dialog tentang pernyataan bahwa file-file / folder.
-Pada windows 7 akan ditampilkan :This destination already contains a folder name 'DATA', Klik YES, berikutnya akan ditampilkan kotak dialog pilihan : Copy and Replace , Don't copy, Copy,but keep both file dan pernyataan Do this for the next .. conflicts.
Tandai check / centang pada pernyataan tersebut, dan
KLIK COPY AND REPLACE
-Pada windows 10, ditampilkan dialog pilihan : Replace the files in the destination dan Skip these files,
pilih/klik : Replace the files in the destination , kemudian lanjutkan dengan reindex data
5.5 Repair Data
untuk merepair/memperbaiki file tabel data yang terkorup.
5.6 Persiapan Closing Harian
Untuk menyiapkan proses closing data server. semua data masing-masing kasir sudah di POSTING DATA AKHIR HARI.
5.7 Closing Harian
untuk proses closing harian /update stock barang pada data server (menutup semua kegiatan transaksi/mutasi harian). Kegiatan transaksi/mutasi dapat dijalankan kembali untuk hari /tanggal berikutnya.
6 LAIN-LAIN
6.1 Identitas Toko
Untuk mengganti Logo Toko dan identitas Toko lainnya. Setelah aplikasi di aktivasi tidak diperkenankan untuk mengganti nama, alamat toko (kec/kota). (nama manajer/supervisor/purchasing/npwp diperbolehkan untuk diganti). Perubahan identitas nama toko & alamat (kec/kota) akan mengakibatkan kode aktivasi menjadi tidak berlaku lagi (kembali ke versi demo)
6.2 Aktivasi
untuk mengaktivasi aplikasi agar menjadi full. Aplikasi yang belum diaktivasi / Kode aktivasi yang tidak sesuai dengan identitas toko maka aplikasi yang dijalankan adalah versi demo, yang secara berkala akan ditampilkan text versi demo.
6.3 Label Harga
untuk membuat label harga dari dafbar barang
6.4 Readme
untuk menampilkan penjelasan tentang program
6.5 About
untuk menampilkan informasi pengembang aplikasi
7 LOGIN
untuk masuk ke sistem aplikasi
8 LOGOUT
untuk keluar dari sistem aplikasi
© Aplikasi Toko Retail ver2.0
